ई-मेल घटक: उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण से, तकनीकी रूप से, व्यवसाय पत्राचार में

इंटरनेट

बहुत से धन्यवाद ईमेलकागज पत्रों पर लाभ, लंबे समय से संचार के मुख्य प्रकारों में से एक बन गया है। हालांकि, कई अन्य तकनीकी नवाचारों की तरह, इस प्रकार के संचार के अपने नियम हैं। इस तथ्य के बावजूद कि इंटरनेट मेल के माध्यम से संचार जीवन के कई क्षेत्रों का एक अभिन्न हिस्सा बन गया है, अधिकतर उपयोगकर्ता ई-मेल घटक का गठन करने के सवाल का जवाब नहीं दे पाएंगे।

ईमेल घटक

उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण से ईमेल की संरचना

ईमेल संदेश दोनों समान हैं औरकागज पत्रों की सामान्य पीढ़ी से बहुत अलग है। लेकिन डाक सेवा के बावजूद, ई-मेल संरचना हमेशा एक ही प्रकार का है। हम ईमेल के घटकों की सूची देते हैं, संक्षेप में उनमें से प्रत्येक का वर्णन करते हैं:

  1. फ़ील्ड "टू"। यह फ़ील्ड प्राप्तकर्ता का पता इंगित करता है। यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो उन्हें अर्धविराम से अलग करें।
  2. फ़ील्ड "विषय पत्र।" कई मेल सेवाओं में इसे अनिवार्य माना जाता है। हां, और उपयोगकर्ताओं के लिए पत्र ढूंढना आसान होगा, अगर विषय सही ढंग से इंगित किया गया है।
  3. पत्र का शरीर पत्र के शरीर में मुख्य पाठ है।

छिपे ईमेल घटक

हमने पत्र की दृश्य संरचना की समीक्षा की। लेकिन नग्न आंखों के लिए दिखाई देने वाले तत्वों के अलावा, निम्नलिखित फ़ील्ड को ईमेल के घटकों के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है:

  • किसके द्वारा (यह क्षेत्र स्वचालित रूप से भर जाता है);
  • एक प्रति (मुख्य addressee के अलावा, पत्र की एक प्रति किसी और को भेजी जाती है);
  • छिपी हुई प्रतिलिपि (यदि आपको इस मुख्य मुख्य अधिसूचना को सूचित किए बिना पत्र की एक प्रति भेजने की आवश्यकता है);
  • निवेश।

सूची ईमेल घटक

एक तकनीकी दृष्टिकोण से एक ईमेल के घटक

तकनीकी दृष्टि से, किसी भी ई-मेल में निम्न घटक भी शामिल होते हैं:

  1. हेडर, या, जैसा कि उन्हें बुलाया जाता है, लिफाफाएसएमटीपी प्रोटोकॉल। ये हेडर पत्र के शरीर का हिस्सा हो सकते हैं, और इसमें शामिल नहीं किया जा सकता है। यही है, यह संभव है कि मेल सर्वर में संदेश निकाय में निर्दिष्ट की तुलना में अधिक जानकारी हो। शीर्षलेख में प्रेषक, प्राप्तकर्ता और प्रेषण नोड का पता होता है।
  2. संदेश स्वयं, जिसे एसएमटीपी प्रोटोकॉल की भाषा में डेटा कहा जाता है। बदले में, इसे विभाजित किया गया है:
  • पत्र शीर्षक - पेपर मेल के समानता के साथ, इसमें मेल सर्वर के बारे में डेटा शामिल है जो पत्र पारित कर चुके हैं, और कुछ अन्य जानकारी;
  • पत्र का शरीर पत्र का पाठ ही है।

संक्षेप में ईमेल घटक

व्यापार पत्राचार के लिए ई-मेल संरचना

यदि अब तक यह ईमेल की संरचना के बारे में थातकनीकी दृष्टि से, अब हम व्यापार पत्राचार के लिए एक सही ढंग से तैयार इलेक्ट्रॉनिक संदेश के तत्वों पर विचार करेंगे, क्योंकि प्रत्येक आत्म-सम्मान कंपनी आम तौर पर संचार के स्वीकार्य मानकों को पूरा करने की कोशिश कर रही है।

हालांकि वहाँ एक बड़ी विविधता हैडिजाइन की संरचना के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक संदेशों का वर्गीकरण, वे दो समूहों में विभाजित हैं। पहला समूह - संचार के पत्र, उनका उपयोग काम के दौरान किया जाता है। दूसरा एक समझौता पत्र है: बैठक को सारांशित करने वाले संदेश प्रत्येक पक्ष से आवश्यक कार्यों को स्पष्ट करने के लिए कार्य और अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं की समयसीमा दर्शाते हैं।

प्रत्येक प्रकार के ईमेल के घटकों को अलग से सूचीबद्ध करें।

संक्षेप में ईमेल के घटकों की सूची

संचार पत्र

इसकी संरचना में शामिल होना चाहिए:

  1. विषय पत्र इस क्षेत्र में, यह सुनिश्चित करना सबसे अच्छा है कि आप मेजबान देश से क्या अपेक्षा करते हैं, उदाहरण के लिए, बैठक के समय, विचारों के लिए मुद्दों की सूची, और इसी तरह से सहमत हैं।
  2. आपका स्वागत है। यहां तक ​​कि यदि पत्र कई लोगों को भेजने की योजना है, तो व्यापार संचार की नैतिकता प्राप्तकर्ताओं की अनिवार्य अभिवादन का तात्पर्य है।
  3. संदेश की सामग्री। ईमेल का वास्तविक पाठ, जो अनुरोध को विशेष रूप से यथासंभव वर्णन करता है।
  4. कॉर्पोरेट हस्ताक्षर। एक मुद्दा है कि कई लोग भूल जाते हैं। एक उचित रूप से बना हस्ताक्षर टेम्पलेट में एफ आई ओ और लेखक की स्थिति, उनके संपर्क विवरण (टेलीफोन नंबर, कंपनी की वेबसाइट, ई-मेल इत्यादि के लिंक शामिल हैं) शामिल हैं। संगठन में अपनाए गए नियमों और विनियमों के आधार पर हस्ताक्षर भिन्न हो सकता है।
  5. फ़ील्ड्स "टू" और "कॉपी"। वे अंतिम रूप से मौके पर सूचीबद्ध नहीं हैं - उन्हें अंतिम रूप से भरकर, आप एक अधूरा या असंगत संदेश भेजने की संभावना को बाहर कर देते हैं।

समझौते का पत्र

जैसा ऊपर बताया गया है, इस प्रकार का इलेक्ट्रॉनिकमीटिंग को सारांशित करने के लिए संदेशों का उपयोग किया जाता है, प्रत्येक पक्ष पर गतिविधियों की योजना निर्धारित करते हैं और समय सीमा तय करते हैं। ऐसे पत्र मीटिंग्स का एक प्रकार का "प्रोटोकॉल" हैं और आपको आसानी से जानकारी की संरचना करने की अनुमति देते हैं। इस प्रकार का एक पत्र योजना के अनुसार बनाया गया है:

  1. आपका स्वागत है। यदि बैठक में प्रतिभागियों की संख्या, जिसके परिणाम पत्र में संक्षेप में हैं, तो छोटा था, आप सभी नाम से सूचीबद्ध हो सकते हैं या सामान्यीकृत ग्रीटिंग का उपयोग कर सकते हैं।
  2. बैठक के उद्देश्य को दोहराएं, जिसके परिणाम पत्र में संक्षेप में हैं।
  3. बैठक के दौरान चर्चा की गई मुद्दों की सूची। प्रत्येक प्रश्न के लिए समझौतों, निर्णयों और समय सीमाओं का संकेत दिया।
  4. उन मुद्दों की सूची जिनके लिए तत्काल समाधान की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप उनकी दृष्टि खो नहीं सकते हैं।
  5. मीटिंग प्रतिभागियों की राय का स्पष्टीकरण - क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है?
  6. पैटर्न द्वारा हस्ताक्षर।
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