सचिव के कर्तव्यों क्या हैं

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नौकरी को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिएएक सचिव के कर्तव्यों, आपको यह जानने की जरूरत है कि यह किसके बारे में है। आखिरकार, इस पोस्ट को कई कोणों से देखा जा सकता है। ज्ञात, उदाहरण के लिए, एक कार्यालय कर्मचारी के रूप में प्रशासनिक सचिव, कुछ संगठन के प्रमुख (प्रमुख) के रूप में महासचिव, एक राज्य कर्मचारी के रूप में राज्य सचिव, एक राजनयिक व्यक्ति के रूप में सचिव, एक कर्मचारी के रूप में प्रमुख सचिव, और अन्य विकल्प। अक्सर, इस स्थिति का जिक्र करते हुए, उनका मतलब है कि एक कर्मचारी जो उद्यम के निदेशक और संरचनात्मक प्रभागों के व्यक्तिगत प्रबंधकों दोनों के कार्य (असाइनमेंट) करता है। यह पता चला है कि इस मामले में सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों को संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करने के लिए एक बार के निर्देशों के कार्यान्वयन के लिए कम कर दिया गया है।

सचिव को क्या पता होना चाहिए और क्या करना चाहिए

सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों
दैनिक सचिव को निम्नलिखित कार्य करना चाहिए:

  1. अपने पर्यवेक्षक को संचरण के लिए अधीनस्थों से जानकारी प्राप्त करें।
  2. टेलीफोन संचार प्रबंधक व्यवस्थित करें। उनकी अनुपस्थिति में, जानकारी प्राप्त करें और फिर इसे निर्देशक के ध्यान में लाएं।
  3. टेलीफोन संदेशों के रिकॉर्ड प्राप्त करें और रखें।
  4. सिर के सामान्य काम के लिए स्थितियां बनाने के लिए: स्टेशनरी और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता पर नजर रखने के लिए।
  5. उत्पादन के संगठन में सहायता करेंबैठकें और सम्मेलन। प्रतिभागियों को ईवेंट की तारीख, स्थान और समय के लिए संवाद करने के लिए। आवश्यक सामग्रियों को इकट्ठा करें, उपस्थित लोगों की उपस्थिति सुनिश्चित करें और बैठक के कुछ मिनट लें।
  6. उद्यम में रिकॉर्ड रखें। ऐसा करने के लिए, सचिव को आने वाले पत्राचार को व्यवस्थित करना होगा, इसे प्रबंधन के लिए प्रबंधन के लिए जमा करना होगा। फिर पेंटिंग के तहत कलाकारों को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए लगाए गए वीजा के आधार पर। सचिव के कर्तव्यों में पाठ्यक्रम, नियम और उनके निष्पादन के परिणामों पर भी नियंत्रण शामिल है।
  7. दस्तावेजों के मुद्रण और प्रजनन पर काम करें।
  8. कंपनी के प्रमुख को आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करें और यदि संभव हो, तो मुद्दों के शुरुआती संभावित समाधान के लिए शर्तें बनाएं।

एक सचिव के इन प्रतीत होता है कि सरल कर्तव्यों को पूरा करने के लिए, एक कर्मचारी को पता होना चाहिए:

  • उद्यम और उसके संरचनात्मक विभागों के प्रबंधन की पूरी संरचना;
  • उद्यम, चार्टर, कर्मचारियों और उद्यम की संरचना, इसकी प्रोफ़ाइल, विकास संभावनाएं और विशेषज्ञता;
  • उचित रिकॉर्ड रखने के लिए नियामक दस्तावेज;
  • कार्यालय उपकरण और संचार का उपयोग करने के लिए नियम;
  • वीटीआर, ओटी, अग्नि सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता के नियम;
  • कार्यस्थल पर कार्य संगठन के नियम;
  • नियामक और कानूनी कृत्यों, आदेश, आदेश, योजना के लिए आदेश, लेखांकन और प्रदर्शन के गुणवत्ता प्रबंधन।

क्लर्क के आधिकारिक कर्तव्यों

क्लर्क के विनिर्देश

अगर हम एक और विशिष्ट, संकीर्ण के बारे में बात कर रहे हैंविशेषज्ञता, तो स्थिति कुछ अलग है। उदाहरण के लिए, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को लें। पद के शीर्षक में काम के स्पष्ट रूप से परिभाषित पहलू है। आम तौर पर, प्रत्येक कंपनी के पास पहले से ही एक नौकरी का विवरण होता है, जो वर्कफ़्लो विशेषज्ञ की दिशा को इंगित करता है। अगर ऐसा कोई निर्देश नहीं है, तो इसे बनाना बेहतर है। ऐसा करने के लिए, योग्यता संदर्भ पुस्तक का उपयोग करें, जिसमें अनुमानित नमूने शामिल हैं। इसके बाद, विनिर्देशों और आंतरिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए मानक संस्करण को किसी विशिष्ट संगठन के संदर्भ में परिष्कृत किया जाना चाहिए। आम तौर पर, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से 3 मुख्य क्षेत्रों में खोजा जाना चाहिए:

  1. पत्राचार के साथ काम करते हैं। रिसेप्शन, इसे आधुनिक तरीकों से और समय पर भेजने में प्रसंस्करण।
  2. आंतरिक दस्तावेज का उचित रखरखाव।
  3. भंडारण के लिए संग्रह में पंजीकरण, सख्त लेखांकन और दस्तावेजों का हस्तांतरण।

सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों

संदर्भ की विशेषताएं

कुछ उद्यमों में ऐसेस्थिति, जिसमें कर्तव्यों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है: "सहायता डेस्क" से "सहायक निदेशक" तक। ऐसे विशेषज्ञ के पास बहुमुखी ज्ञान होना चाहिए और स्थिति में अच्छी तरह से अवगत होना चाहिए। शक्तियों में वृद्धि के कारण परामर्शदाता के सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों का विस्तार थोड़ा बढ़ाया जाता है। आम तौर पर, यह एक सचिव का सामान्य काम है, लेकिन "रेफरेंस" शब्द मानक सूची में कुछ जोड़ देता है। विशेष रूप से, प्रशासनिक सहायक कुछ मुद्दों पर स्वतंत्र रूप से आगंतुकों का स्वागत कर सकता है। कुछ जानकारी प्राप्त करना, वह स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम है। इसके अलावा, प्रशिक्षक संगठन (उद्यम) की आर्थिक गतिविधियों के संबंध में सिर के जिम्मेदार निर्देशों का पालन करता है। कभी-कभी सचिव-सहायक को कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन की ज़िम्मेदारी का आरोप लगाया जाता है। यह तभी किया जाता है जब काम की कुल राशि अतिरिक्त कर्तव्यों को करने की अनुमति देती है।

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