दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा

व्यापार

किसी भी उद्यम की गतिविधि पहली जगह मेंदस्तावेजों की एक बड़ी संख्या के गठन से जुड़ा हुआ है, सामग्री और तरह में अलग। लेकिन सभी दस्तावेज मूल्यवान नहीं है। कुछ आर्थिक, सांस्कृतिक और राजनीतिक जीवन का अध्ययन करने के लिए एक स्रोत बन सकते हैं, क्योंकि वे मूल्यवान जानकारी लेते हैं। अन्य दस्तावेजों में एक संकीर्ण व्यावहारिक महत्व है। नतीजतन, सभी दस्तावेजों की भूमिका को समान नहीं माना जा सकता है। परीक्षा का मुख्य कार्य ऐतिहासिक मूल्य के दस्तावेज को निर्धारित करना और भंडारण के लिए इसे चुनना है। मूल्य वैज्ञानिक, ऐतिहासिक, आर्थिक, सामाजिक, सांस्कृतिक या राजनीतिक महत्व के कारण दस्तावेजों की सूचना क्षमताओं द्वारा निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा - पहचानभंडारण की शर्तों के भंडारण और निर्धारण के लिए मूल्य के सिद्धांतों और मानदंडों के आधार पर दस्तावेज का सामाजिक-सांस्कृतिक, वैज्ञानिक-ऐतिहासिक मूल्य और इसके व्यावहारिक महत्व।

दस्तावेजों की परीक्षा की जाती है,एक नियम के रूप में, उद्यम में स्थापित एक विशेष विशेषज्ञ कमीशन। कमीशन संगठन के प्रमुख के आदेश से चार या पांच लोगों सहित अधिक योग्य कर्मचारियों में से बनाया गया है। कमीशन के अनिवार्य सदस्य मुख्य लेखाकार, संग्रह के प्रमुख और दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग के प्रमुख हैं।

काम की प्रक्रिया में, कमीशन अभ्यास और संग्रह व्यवसाय के सिद्धांत द्वारा विकसित सिद्धांतों पर आधारित है। ये व्यापकता, ऐतिहासिकता, सामाजिक-राजनीतिक तटस्थता और जटिलता के सिद्धांत हैं।

इन सिद्धांतों को ध्यान में रखते हुए,दस्तावेज़ की जांच के लिए मानदंड। मानदंड विशेषताओं का एक सेट है जो दस्तावेज़ीकरण से मेल खाना चाहिए। वर्तमान में, डेटा के मूल्य को निर्धारित करने के लिए मानदंड के 3 मुख्य समूह हैं:

1. उत्पत्ति;

2. सामग्री;

3. बाहरी विशेषताएं।

दस्तावेज़ की उत्पत्ति के लिए मानदंड समूह में निम्नलिखित पैरामीटर शामिल हैं:

1। दस्तावेज बनाने वाले व्यक्ति या संस्था का महत्व। राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था, राज्य प्रशासन, विज्ञान, संस्कृति, और अन्य शाखाओं की प्रणाली में अधिक महत्वपूर्ण, डेटा अधिक मूल्यवान होगा।

2. दस्तावेजों के गठन का स्थान और समय। महत्वपूर्ण जानकारी दर्ज की गई है, वर्णित घटना के साथ-साथ इसके तुरंत बाद रिकॉर्ड की गई है। इसके अतिरिक्त, यदि यह घटना हुई तो उसी स्थान पर तय की गई जानकारी अधिक महत्वपूर्ण होगी।

3. दस्तावेज की तीव्रता। सूचनाएं कम प्रकाशनों के मुकाबले ज्यादा मूल्यवान होंगी।

इस प्रकार, दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा उन दस्तावेजों को हाइलाइट करने के लिए है जो महत्वपूर्ण जीवन पर सार्वजनिक जीवन या किसी विशेष संगठन के इतिहास को दर्शाती हैं।

सामग्री मानदंडों में निम्नलिखित मुख्य पैरामीटर शामिल हैं:

1. जानकारी का महत्व। जिन दस्तावेजों में अद्वितीय जानकारी होती है उन्हें परीक्षा में एक बड़ा मूल्यांकन प्राप्त होगा।

2. दस्तावेजों के प्रकार। काम की प्रक्रिया में, संगठन की गतिविधियों और समाज के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़ों को वरीयता दी जानी चाहिए।

3. जानकारी दोहराएं। जानकारी सभी अधिक मूल्यवान होगी, जितनी कम होती है उतनी ही कम होती है।

बाहरी सुविधाओं के मानदंड में शामिल हैं:

1. दस्तावेजों की प्रामाणिकता। सूचना की प्रामाणिकता का मूल्यांकन करने के लिए दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा भी आवश्यक है। यदि एक प्रति का मूल्यांकन किया जाता है, तो इसे उचित रूप से जारी और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज की कानूनी शक्ति। कार्यालय के काम की प्रक्रिया में बहुत महत्व है, जैसा कि पहले से ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ीकरण का सही निष्पादन है।

3. दस्तावेज की सुरक्षा की डिग्री।

4. कलात्मक विशेषताएं।

इन मानदंडों को सशर्त माना जाता है। उद्यमों के उद्देश्यों और विशिष्ट विशेषताओं के आधार पर दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा में अन्य मानदंड शामिल हो सकते हैं।

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